Datenschutz MS Teams
Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Teams
Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen der Teilnahme an Online-Meetings erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams.
1. Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten:
Vollert Anlagenbau GmbH
Stadtseestr. 12
74189 Weinsberg
Tel.: +49 7134 52 0
E-Mail: infovollert.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle:
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten postalisch unter:
Vollert Anlagenbau GmbH
PERSÖNLICH: An den Datenschutzbeauftragten
Stadtseestr. 12
74189 Weinsberg
Per E-Mail: andreas.stockvollert.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie Art der Daten Nutzung von MS-Teams
Wir nutzen den Service „Microsoft Teams“ als Kommunikationsplattform, um hierüber Audio- und/oder Videokonferenzen, Online-Präsentationen sowie Gruppenschulungen oder Einzelmeetings durchzuführen. Anbieter von Microsoft Teams ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, also unser berechtigtes Interesse an einer effektiven Durchführung von Online-Meetings, Konferenzen und Schulungen, sowie Verringerung persönlicher Kontakte aufgrund der aktuellen Covid-19 Pandemie. Soweit die Nutzung von Microsoft Teams im Rahmen einer Vertragsbeziehung erfolgt, bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Folgende personenbezogene Daten werden regelmäßig bei der Nutzung des Dienstes Microsoft Teams erhoben und verarbeitet:
Angaben zum Teilnehmer/Benutzer: Name, Vorname bzw. Anzeigename, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild, bevorzugte Sprache, aktueller Nutzerstatus.
Text-, Audio- und Videodaten: Von den Teilnehmern bereitgestellte Text-, Audio- und ggf. Videodaten. Der teilnehmende Nutzer hat hierbei jederzeit die Möglichkeit, sein Mikrofon bzw. bei Nutzung der Videofunktion seine Webcam ab- bzw. stummzuschalten und kann somit selbst steuern, wann diese Daten zur Übertragung freigegeben werden dürfen.
Bildschirmfreigabe: Für Teilnehmer besteht die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Bei Aktivieren dieser Funktion werden anderen Teilnehmern sämtliche Inhalte des freigegebenen Bildschirms bzw. des freigegebenen Programmfensters angezeigt.
Darüber hinaus können innerhalb eines Meetings vom Nutzer weitere Daten bzw. Dateien mit anderen Nutzern geteilt (hochgeladen) werden. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt u.a. auch davon ab, welche Angaben vor bzw. während der Nutzung des Dienstes vom jeweiligen Teilnehmer bereitgestellt werden.
Der Diensteanbieter erhebt darüber hinaus weitere Daten (Technische- sowie Metadaten): IP-Adresse, verwendetes Betriebssystem, Bandbreite der Verbindung, Datum/Uhrzeit von Meetings, Meeting-ID, ggf. Telefonnummer, ungefähre geografische Lage.
Sofern der Benutzer die Internetseite von Microsoft Teams aufruft, um sich die Client-Version der Software (Teams) herunterzuladen, so ist Microsoft selbst Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. Die Nutzung der Client-Software zur Teilnahme an Teams-Meetings ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Eine Teilnahme ist alternativ auch über einen Web-Browser möglich. Hierzu erhält der Teilnehmer von Vollert per E-Mail eine Einladung mit entsprechenden Zugangslink. Die Datenverarbeitung erfolgt hierbei ebenfalls über die Systeme des Diensteanbieters Microsoft. Bitte beachten Sie, dass bei Teilnahme über einen Webbrowser ggf. nicht alle Funktionen von Teams zur Verfügung stehen.
Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft können Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft entnehmen, welche unter folgendem Link eingesehen werden kann: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.
4. An wen werden personenbezogene Daten weitergegeben?
Die Vollert Anlagenbau GmbH ist berechtigt, personenbezogene Daten des Nutzers an verbundene Unternehmen der Vollert Unternehmensgruppe zu übermitteln, sofern dies für die Durchführung des Online-Meetings erforderlich ist oder die betroffene Person eingewilligt hat.
Die Plattform zur Nutzung von Microsoft Teams wird durch die Microsoft Corporation bereitgestellt. Wir haben mit Microsoft entsprechende EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Hinblick auf die Auftragsdatenverarbeitung sowie Datenübertragung in Drittländer zu erfüllen. Microsoft erhält notwendigerweise Kenntnis bestimmter personenbeziehbarer Daten (insbesondere technische sowie Metadaten), soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung zur Bereitstellung der Dienste erforderlich ist.
Intern werden Daten aus Online-Meetings auf das notwendige Maß beschränkt und durch den je nach Aufgabengebiet erforderlichen Personenkreis (z.B. Vertriebsmitarbeiter, Schulungsabteilung, Servicemitarbeiter) verarbeitet. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Es ist zu beachten, dass bestimmte Inhalte aus Meetings gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
5. Datenübertragung in Drittländer
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an sogenannte Drittländer im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams findet grundsätzlich nicht statt, da wir die Speicherung und Verarbeitung auf Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass das Routing von Daten in Einzelfällen aufgrund Kapazitätsengpässen über Server erfolgt, welche sich außerhalb der Europäischen Union befinden. Durch den Abschluss entsprechender Standardvertragsklauseln mit Microsoft wird eine solche Datenübertragung in Drittländer legitimiert. Zudem erfolgt die Datenübertragung verschlüsselt und ist somit vor einem möglichen Zugriff unberechtigter Dritter geschützt.
6. Dauer der Datenspeicherung
Die im Rahmen von Online-Meetings bereitgestellten Inhalte (hochgeladene Dateien) werden für die Dauer des jeweiligen Zwecks verarbeitet. Dies betrifft auch einen etwaigen Chat-Verlauf.
Aufzeichnungen von Meetings (Audio- bzw. Videoaufnahmen) erfolgen nur, sofern der jeweilige Nutzer vorab aktiv seine Zustimmung erteilt. Der Nutzer wird im Vorfeld transparent über eine geplante Aufzeichnung informiert. Die Löschung derartiger Aufzeichnungen erfolgt unmittelbar nach Wegfall der Zweckbindung.
Die Löschung von Daten aus den Systemen von Microsoft ist vom Zeitpunkt der Löschung eines Kontos oder von Inhalten durch das Unternehmen nach 90 Tagen abgeschlossen. Selbiger Zeitraum gilt auch für die Löschung von Dateien durch den Nutzer selbst.
7. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die verantwortliche Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten unter den oben angegebenen Kontaktdaten wenden.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG):
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg - Hausanschrift: Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart, Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0, Fax: 0711/615541-15, E-Mail: poststellelfdi.bwl.de
Dem Betroffenen steht es frei, seine Beschwerde auch bei der Aufsichtsbehörde im Mitgliedsstaat seines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, seines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes einzureichen.
8. Widerruf Ihrer Einwilligung
Eine Ihrerseits erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit ganz oder teilweise widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
9. Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Für die Durchführung von Umfragen müssen Sie uns keine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Beachten Sie jedoch, dass aus technischen Gründen die Verarbeitung Ihrer IP- sowie E-Mail-Adresse erforderlich ist. Ohne diese Verarbeitung ist die Teilnahme an einem Online-Meeting nicht möglich.
Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.