Prohlášení o ochraně osobních údajů při používání aplikace Microsoft Teams

Informace o zpracování vašich osobních údajů

Osobní údaje shromážděné v rámci účasti na online schůzkách zpracováváme důvěrně a výhradně v souladu s právními předpisy. Prostřednictvím tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů vás informujeme o zpracování vašich osobních údajů v rámci používání aplikace Microsoft Teams.

1. Správce vašich osobních údajů:

Vollert Heavy Duty Solutions GmbH
Stadtseestr. 12
74189 Weinsberg
Tel.: +49 7134 52 0
E-mail: infovollert.de

2. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů správce:

Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat poštou na adrese:

Vollert Heavy Duty Solutions GmbH
OSOBNĚ: Pro pověřence pro ochranu osobních údajů
Stadtseestr. 12
74189 Weinsberg

E-mailem: andreas.stockvollert.de

3. Účely a právní základy zpracování, jakož i druh údajů – využití služby MS Teams

Službu „Microsoft Teams“ využíváme jako komunikační platformu k pořádání audio- a/nebo videokonferencí, online prezentací, skupinových školení či individuálních schůzek. Poskytovatelem služby Microsoft Teams je společnost Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy náš oprávněný zájem na efektivním pořádání online schůzek, konferencí a školení, jakož i na omezení osobních kontaktů v souvislosti s aktuální pandemií Covid-19. Pokud k využívání služby Microsoft Teams dochází v rámci smluvního vztahu, tvoří právní základ pro zpracování osobních údajů čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Při využívání služby Microsoft Teams jsou pravidelně shromažďovány a zpracovávány následující osobní údaje:

Údaje o účastníkovi/uživateli: příjmení, jméno nebo zobrazované jméno, e-mailová adresa, případně profilová fotografie, preferovaný jazyk, aktuální stav uživatele.

Textové, zvukové a obrazové údaje: Textové, zvukové a případně obrazové údaje poskytnuté účastníky. Účastnící se uživatel má přitom kdykoli možnost vypnout svůj mikrofon, resp. při použití videofunkce svou webovou kameru, a může tak sám rozhodovat, kdy mohou být tyto údaje uvolněny k přenosu.

Sdílení obrazovky: Účastníci mají možnost sdílet svou obrazovku. Při aktivaci této funkce se ostatním účastníkům zobrazí veškerý obsah sdílené obrazovky nebo sdíleného okna programu.

Kromě toho může uživatel v rámci schůzky sdílet (nahrávat) další data či soubory s ostatními uživateli. Rozsah zpracování údajů závisí mimo jiné také na tom, jaké údaje příslušný účastník poskytne před nebo během využívání služby.

Poskytovatel služby navíc shromažďuje další údaje (technické údaje a metadata): IP adresu, použitý operační systém, šířku pásma připojení, datum a čas schůzek, ID schůzky, případně telefonní číslo a přibližnou geografickou polohu.

Pokud uživatel navštíví webové stránky Microsoft Teams za účelem stažení klientské verze softwaru (Teams), je za zpracování údajů odpovědná přímo společnost Microsoft. Používání klientského softwaru k účasti na schůzkách v Teams však není nezbytně nutné. Účast je alternativně možná také prostřednictvím webového prohlížeče. K tomuto účelu obdrží účastník od společnosti Vollert e-mailem pozvánku s příslušným přístupovým odkazem. Zpracování údajů se i v tomto případě provádí prostřednictvím systémů poskytovatele služeb společnosti Microsoft. Vezměte prosím na vědomí, že při účasti prostřednictvím webového prohlížeče nemusí být k dispozici všechny funkce aplikace Teams.

Další informace o zpracování údajů společností Microsoft naleznete v prohlášení o ochraně osobních údajů společnosti Microsoft, které je k dispozici na následujícím odkazu: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement a https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.

4. Komu jsou osobní údaje předávány?

Společnost Vollert Heavy Duty Solutions GmbH je oprávněna předávat osobní údaje uživatele spřízněným společnostem skupiny Vollert, pokud je to nezbytné pro realizaci online schůzky nebo pokud k tomu dotčená osoba udělila souhlas.

Platformu pro využívání aplikace Microsoft Teams poskytuje společnost Microsoft Corporation. Se společností Microsoft jsme uzavřeli příslušné standardní smluvní doložky EU, abychom splnili požadavky na ochranu osobních údajů v souvislosti se zpracováním údajů na základě pověření a předáváním údajů do třetích zemí. Společnost Microsoft nutně získává přístup k určitým osobním údajům (zejména technickým údajům a metadatům), pokud je to nezbytné v rámci zpracování údajů na základě smlouvy za účelem poskytování služeb.

Interně jsou údaje z online schůzek omezeny na nezbytné minimum a zpracovávány okruhem osob, který je nezbytný v závislosti na oblasti působnosti (např. pracovníci prodeje, školicí oddělení, pracovníci servisu). K dalšímu předávání třetím stranám nedochází, pokud nejsou údaje přímo určeny k předání. Je třeba vzít na vědomí, že určité obsahy z jednání slouží právě k předávání informací zákazníkům, zájemcům nebo třetím stranám, a jsou tedy určeny k předání.

5. Přenos údajů do třetích zemí

K předávání osobních údajů do tzv. třetích zemí v rámci používání aplikace Microsoft Teams v zásadě nedochází, jelikož jsme ukládání a zpracování omezili na datová centra v rámci Evropské unie. Nemůžeme však vyloučit, že v jednotlivých případech dojde v důsledku kapacitních omezení k přesměrování dat přes servery, které se nacházejí mimo Evropskou unii. Uzavřením příslušných standardních smluvních doložek se společností Microsoft je takový přenos údajů do třetích zemí legitimován. Přenos dat navíc probíhá v zašifrované podobě, a je tak chráněn před možným přístupem neoprávněných třetích stran.

6. Doba uchovávání údajů

Obsah poskytnutý v rámci online schůzek (nahrané soubory) je zpracováván po dobu nezbytnou k danému účelu. To se týká i případné historie chatu.

Záznamy z jednání (audio- či videozáznamy) se pořizují pouze v případě, že daný uživatel předem aktivně udělí svůj souhlas. Uživatel je předem transparentně informován o plánovaném záznamu. K vymazání takových záznamů dochází bezprostředně po zániku účelu zpracování.

Vymazání údajů ze systémů společnosti Microsoft je dokončeno 90 dnů od okamžiku, kdy společnost vymaže účet nebo obsah. Stejná lhůta platí i pro vymazání souborů samotným uživatelem.

7. Vaše práva

Vůči nám máte následující práva týkající se vašich osobních údajů:

Právo na přístup podle čl. 15 GDPR, právo na opravu podle čl. 16 GDPR, právo na výmaz podle čl. 17 GDPR, právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR, právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR a právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR. V případě práva na informace a práva na výmaz platí omezení podle §§ 34 a 35 BDSG. Chcete-li uplatnit svá práva, můžete se obrátit na odpovědný subjekt nebo na pověřence pro ochranu osobních údajů pomocí výše uvedených kontaktních údajů. 

Kromě toho máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR ve spojení s § 19 BDSG): 

Zemský pověřenec pro ochranu osobních údajů a svobodu informací v Bádensku-Württembersku – adresa sídla: Königstrasse 10a, 70173 Stuttgart, poštovní adresa: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, tel.: 0711/615541-0, fax: 0711/615541-15, e-mail: poststellelfdi.bwl.de

Dotčená osoba může svou stížnost podat také u dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého pobytu, svého pracoviště nebo místa domnělého porušení.

8. Odvolání vašeho souhlasu

Souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste udělili, můžete kdykoli zcela nebo částečně odvolat. Vezměte prosím na vědomí, že odvolání má účinek pouze do budoucna.

9. Povinnost poskytnout vaše osobní údaje

Pro účely provádění průzkumů nám nemusíte poskytovat žádné osobní údaje. Upozorňujeme však, že z technických důvodů je nezbytné zpracovávat vaši IP adresu a e-mailovou adresu. Bez tohoto zpracování není účast na online schůzce možná. 

K automatizovanému rozhodování ani profilování nedochází.